Od dużego do małego: najważniejsze aktualizacje FoodSoul

Piątek, godzina osiemnasta. Administrator odchodzi z pracy w trakcie zmiany — wychodzi, trzaskając drzwiami, ale nie wylogowuje się z systemu: sesja w CRM pozostaje otwarta, a wraz z nią dostęp do zamówień, finansów i ustawień całej sieci. Jeszcze niedawno w takiej sytuacji pozostawało tylko ręcznie zmieniać hasła i mieć nadzieję, że nikt nie przypomni sobie o tym wcześniej niż Ty. Dziś wystarczy wejść w jego profil i zakończyć sesję jednym kliknięciem.

To tylko jeden z epizodów pokazujących, co zmieniło się w CRM FoodSoul w ostatnich miesiącach. CRM to system, z którym pracownicy mają do czynienia każdego dnia: przyjmują i obsługują zamówienia, ustawiają promocje, zarządzają użytkownikami. Zmiany, o których mowa, gromadziły się stopniowo — to nie jeden duży release, lecz dziesiątki decyzji, które razem wyraźnie zmieniają wygląd i działanie systemu.

Poniżej — 11 zmian, od dużych funkcji, takich jak nowa sekcja uprawnień dostępu, po drobne ulepszenia: skróty klawiszowe do zapisywania formularzy.

Sekcja „Zespół”

Kiedyś zarządzanie dostępem w CRM opierało się na dwóch-trzech rolach — w zasadzie „administrator” i „pracownik”. Wszystko inne było albo w pełni dostępne, albo całkowicie zablokowane. Teraz w nowej sekcji „Zespół” liczba ról nie jest niczym ograniczona.

Można wybrać gotową rolę z listy lub stworzyć własną od podstaw — pod konkretne zadanie konkretnej osoby. Na przykład rola „menedżer dostaw”, który ma dostęp do zamówień i kurierów, ale nie widzi raportów finansowych i ustawień promocji. Albo odwrotnie — rola dla księgowego, który ma dostęp do salda i płatności, ale nie do menu i zamówień. Wcześniej taka precyzja była po prostu nieosiągalna: system zmuszał do przyznawania albo zbyt wielu, albo zbyt mało uprawnień.

Sens tej sekcji jest szerszy niż tylko nowa opcja. Zarządzanie użytkownikami, rolami i uprawnieniami, które wcześniej było rozproszone po różnych miejscach systemu, teraz zebrane jest w jednym miejscu. To szczególnie odczuwalne, gdy firma się rozwija: zatrudniasz nowego kuriera — w kilka minut przyznajesz mu dokładnie taki dostęp, jaki jest potrzebny do jego pracy, ani grama więcej. Pracownik zmienił stanowisko lub odszedł — dostęp zmienia się lub jest natychmiast zamykany, a nie pozostaje „na wszelki wypadek” wisieć w systemie. Dla sieci z wieloma lokalizacjami to nie kosmetyka, a kwestia kontroli: im więcej osób pracuje w CRM, tym ważniejsze jest dokładne określenie, kto i co może w nim zrobić.

Sekcja jest na tyle rozbudowana, że poświęcimy jej osobny artykuł — tam omówimy, jak tworzyć role niestandardowe i jakie scenariusze podziału dostępu pojawiają się najczęściej.

Im więcej osób pracuje w CRM, tym ważniejsze jest dokładne określenie, kto i co może w nim zrobić.

Profil osobisty pracownika

Każdy użytkownik zyskał własny profil: można samodzielnie zmienić awatar, numer telefonu, adres e-mail i hasło, zobaczyć swoje aktywne sesje i zakończyć dowolną z nich — bez konieczności kontaktowania się z administratorem w każdej drobnej sprawie. Zmiana e-maila wcześniej wymagała osobnego zgłoszenia i zbędnej biurokracji — teraz można to zrobić samodzielnie, w swoim profilu, w kilka kliknięć. Uprawnienia dostępu pozostają w pełni w rękach właściciela konta: pracownik zarządza tylko swoimi ustawieniami osobistymi, a nie tym, co wolno mu robić w systemie.

Aktywne urządzenia i sesje

W profilu pracownika widać teraz, z jakich urządzeń i adresów IP loguje się do systemu i które sesje są aktywne w danym momencie. Jeśli pracownik odszedł lub zauważysz podejrzane logowanie — nie ten IP, nie to urządzenie, nie ta pora — sesję można zakończyć jednym kliknięciem, nie czekając, aż osoba sama się wyloguje. To właśnie ten scenariusz z administratorem w piątkowy wieczór, o którym wspominaliśmy na początku.

Opłata serwisowa

Każda płatność kartą pochłania procent prowizji. Każdy SMS z kodem lub statusem zamówienia też kosztuje. Wcześniej te wydatki po prostu znikały w marży — po cichu, zamówienie po zamówieniu, bez możliwości ich zobaczenia lub przeniesienia gdzie indziej. Teraz w CRM pojawiła się opłata serwisowa — konfigurowalna dopłata, która pozwala uwzględnić takie koszty w cenie zamówienia, a nie pokrywać ich z własnego zysku.

Elastyczność jest tu kluczowa. Do opłaty można wliczyć prowizję, koszt SMS-ów, procent według aktualnej taryfy — osobno lub wszystko naraz, w dowolnej kombinacji. O tym, ile doliczyć, decyduje sam biznes, w rozsądnych granicach. To nie jest jedna marża „dla wszystkich”, lecz narzędzie, które każdy dostosowuje do własnej ekonomii: własnej taryfy, własnej liczby powiadomień, własnego banku.

Formularze w oknach pop-up

Część formularzy edycji otwiera się teraz na wierzchu bieżącego ekranu, a nie na osobnej stronie. Wprowadzasz poprawkę, zamykasz okno — i jesteś tam, gdzie byłeś, bez przeładowania strony i utraty kontekstu.

Doładowanie salda w oknie pop-up

Wcześniej doładowanie salda otwierało się na osobnej stronie. Kontekst nie ginął — ale pojawiało się wiele zbędnych kroków, a część użytkowników gubiła samą sekcję: przy tylu pozycjach w menu bocznym łatwo zapomnieć, gdzie dokładnie ukryte jest doładowanie.

Teraz ten problem został rozwiązany na poziomie interfejsu: ikona „+” jest zawsze w nagłówku, w każdej sekcji CRM, a menu doładowania otwiera się bezpośrednio na bieżącym ekranie — nie trzeba niczego szukać.

Kody promocyjne — z poziomu listy promocji

Wcześniej, aby powiązać kod promocyjny z promocją, trzeba było otworzyć osobną sekcję „Kody promocyjne”, utworzyć go tam i wrócić do promocji, by go dodać. Dwie sekcje, dwa różne miejsca — dla jednego logicznego zadania.

Teraz cały proces odbywa się w jednym miejscu: otwierasz promocję — od razu, bez wychodzenia, dodajesz kod promocyjny.

Ostrzeżenie o niezapisanych zmianach

Jeśli spróbujesz zamknąć okno z niezapisanymi poprawkami, CRM ostrzeże o tym — i pokaże, co dokładnie zostało zmienione, a nie tylko poinformuje o samym fakcie.

Edycja i kopiowanie są szybsze

Większość wpisów otwiera się teraz do edycji po kliknięciu w wiersz tabeli. Tokeny, kody i inne podobne wartości kopiujesz do schowka jednym kliknięciem, bez ręcznego zaznaczania.

I jeszcze drobiazgi

Odświeżyliśmy styl wizualny — tabele, formularze, okna pop-up i menu są teraz bardziej spójne, a menu boczne bardziej kompaktowe i czytelne. Przy okazji zaktualizowaliśmy też wygląd maili z CRM — powiadomienia i newslettery są teraz w tym samym stylu, co reszta interfejsu. Statusy zamówień to teraz kolorowe etykiety zamiast tekstu — stan każdego zamówienia odczytasz niemal natychmiast, nawet gdy na liście jest ich kilkadziesiąt naraz. Do tego doprowadziło kilka rzeczy: pytaliśmy partnerów, co jest niewygodne, analizowaliśmy zgłoszenia do wsparcia — i, szczerze mówiąc, pierwsza wersja interfejsu nie satysfakcjonowała nawet nas samych.

Szczerze mówiąc, pierwsza wersja interfejsu nie satysfakcjonowała nawet nas samych.

Przy okazji poprawiliśmy też rzeczy prostsze. Język interfejsu i motyw graficzny są teraz zapamiętywane osobno dla każdego użytkownika, a nie dla całego konta — dzięki temu kilka osób może pracować w jednej CRM, a każdy w swoim ulubionym widoku. Formularz można teraz zapisać skrótem Cmd+S lub Ctrl+S, a potrzebną sekcję w menu bocznym znaleźć przez szybkie wyszukiwanie, bez przewijania listy wzrokiem.

Nowe integracje

Dodaliśmy integrację z serwisem kurierskim Wolt — zamówienia można teraz przekazywać kurierom Wolt bezpośrednio z CRM, bez przełączania się na zewnętrzne serwisy. Dodaliśmy także dwa nowe sposoby płatności, Elavon i Tpay, oraz nowy serwis SMS dla Tadżykistanu — OsonSMS.

Rozwijamy FoodSoul dalej

Nie wszystkie aktualizacje są równie widoczne. Jedne dodają nowe możliwości, inne po prostu skracają liczbę czynności lub czynią znane procesy wygodniejszymi. Nadal rozwijamy CRM FoodSoul — ulepszamy istniejące funkcje i stopniowo sprawiamy, że praca z systemem staje się szybsza i bardziej przejrzysta dla naszych partnerów.

Z wyrazami szacunku,

Zespół FoodSoul