Dal grande al piccolo: le principali novità di FoodSoul

Venerdì, sei di sera. L’amministratore si licenzia proprio durante il turno e se ne va sbattendo la porta, ma non esce dal sistema: la sessione nella CRM rimane aperta, così come l’accesso agli ordini, alle finanze e alle impostazioni di tutta la rete. Fino a poco tempo fa, in una situazione del genere non restava che cambiare manualmente le password e sperare che nessuno se ne ricordasse prima di te. Oggi basta entrare nel suo profilo e terminare la sessione con un solo clic.

Questo è solo uno degli episodi che illustrano i cambiamenti avvenuti nella CRM FoodSoul negli ultimi mesi. La CRM è il sistema con cui i dipendenti lavorano ogni giorno: ricevono e gestiscono ordini, impostano promozioni, amministrano gli utenti. I cambiamenti di cui parleremo si sono accumulati gradualmente — non si tratta di un unico grande rilascio, ma di decine di soluzioni che, insieme, cambiano sensibilmente l’aspetto e il funzionamento del sistema.

Di seguito — 11 novità, dalle funzionalità più importanti, come la nuova sezione per i permessi di accesso, fino ai piccoli miglioramenti: scorciatoie da tastiera per salvare i moduli.

Sezione “Team”

Prima, la distribuzione degli accessi nella CRM si basava su due o tre ruoli — di fatto, “amministratore” e “dipendente”. Tutto il resto era o completamente accessibile, o del tutto inaccessibile. Ora, nella nuova sezione “Team”, il numero di ruoli non ha più limiti.

Si può scegliere un ruolo già pronto dall’elenco, oppure crearne uno personalizzato da zero — per un compito specifico di una persona specifica. Ad esempio, il ruolo di “responsabile delle consegne”, che ha accesso agli ordini e ai corrieri, ma non ai report finanziari e alle impostazioni delle promozioni. O, al contrario, un ruolo per il contabile, che può vedere saldo e pagamenti, ma non ha accesso al menù e agli ordini. Prima, una tale precisione era semplicemente irraggiungibile: il sistema costringeva a concedere troppi permessi, o troppo pochi.

La portata della sezione va oltre una semplice nuova impostazione. La gestione di utenti, ruoli e permessi di accesso, che prima era sparsa in vari punti del sistema, ora è raccolta in un unico luogo. Questo si avverte soprattutto quando l’azienda cresce: si assume un nuovo corriere — in pochi minuti gli si concede esattamente l’accesso necessario per il suo lavoro, e non un grammo di più. Un dipendente cambia mansione o si licenzia — l’accesso viene modificato o chiuso subito, e non resta “per sicurezza” a pendere nel sistema. Per una rete con più punti vendita, non è solo una questione estetica, ma di controllo: più persone lavorano nella CRM, più è importante sapere con precisione chi può fare cosa.

La sezione è abbastanza ampia da meritare un articolo a parte — lì analizzeremo come creare ruoli personalizzati e quali scenari di distribuzione degli accessi sono più frequenti.

Più persone lavorano nella CRM, più è importante sapere con precisione chi può fare cosa.

Profilo personale del dipendente

Ogni utente ora ha un profilo personale: può cambiare autonomamente avatar, numero di telefono, email e password, vedere le proprie sessioni attive e terminarne una qualsiasi — senza dover chiedere all’amministratore per ogni piccola cosa. Cambiare email prima richiedeva una richiesta separata e burocrazia inutile — ora si fa in autonomia, dal proprio profilo, in pochi clic. I permessi di accesso restano comunque completamente nelle mani del titolare dell’account: il dipendente gestisce solo le proprie impostazioni personali, non ciò che gli è consentito fare nel sistema.

Dispositivi e sessioni attive

Nel profilo del dipendente ora si vede da quali dispositivi e indirizzi IP accede al sistema e quali sessioni sono attive in quel momento. Se un dipendente si licenzia o si nota un accesso sospetto — IP insolito, dispositivo sconosciuto, orario anomalo — la sessione può essere terminata con un solo clic, senza aspettare che la persona esca dal sistema da sola. È proprio lo scenario dell’amministratore del venerdì sera di cui parlavamo all’inizio.

Commissione di servizio

Ogni pagamento con carta comporta una percentuale di commissione. Ogni SMS con codice o stato dell’ordine ha anch’esso un costo. Prima queste spese si perdevano semplicemente nel margine — silenziosamente, ordine dopo ordine, senza possibilità di vederle o di trasferirle altrove. Ora nella CRM è comparsa la commissione di servizio — un supplemento configurabile che permette di includere questi costi nel prezzo dell’ordine, invece di coprirli con il proprio profitto.

La flessibilità qui è fondamentale. Nella commissione si può includere la percentuale di acquiring, il costo degli SMS, la percentuale secondo la tariffa in vigore — separatamente o tutto insieme, in qualsiasi combinazione. Anche quanto aggiungere lo decide l’azienda stessa, entro limiti ragionevoli. Non è un unico sovrapprezzo “per tutti”, ma uno strumento che ognuno adatta alla propria reale economia: la propria tariffa, il proprio volume di notifiche, la propria banca acquirer.

Moduli nelle finestre pop-up

Alcuni moduli di modifica ora si aprono sopra la schermata corrente, invece che in una pagina separata. Si apporta la modifica, si chiude la finestra — e si rimane dove si era, senza ricaricare la pagina e senza perdere il contesto.

Ricarica del saldo in una finestra pop-up

Prima, la ricarica del saldo si apriva in una pagina separata. Il contesto non si perdeva, ma si accumulavano molti passaggi inutili, e alcuni utenti finivano per perdere di vista la sezione stessa: con così tante voci nel menu laterale, non è difficile dimenticare dove si trova la ricarica.

Ora questo problema è stato risolto a livello di interfaccia: l’icona “+” è sempre presente nell’intestazione, in qualsiasi sezione della CRM, e il menu di ricarica si apre direttamente sopra la schermata corrente — non c’è bisogno di cercare nulla.

Codici promozionali — dalla lista delle promozioni

Prima, per collegare un codice promozionale a una promozione, bisognava aprire la sezione separata “Codici promozionali”, crearlo lì e poi tornare alla promozione per allegarlo. Due sezioni, due posti diversi — per un unico compito logico.

Ora tutto il processo avviene in un unico posto: si apre la promozione — e subito, senza uscire, si aggiunge il codice promozionale.

Avviso sulle modifiche non salvate

Se si tenta di chiudere una finestra con modifiche non salvate, la CRM lo segnalerà — e mostrerà esattamente cosa è stato modificato, non solo il fatto in sé.

Modificare e copiare è diventato più veloce

La maggior parte delle voci ora si apre per la modifica con un clic sulla riga della tabella. Token, codici e altri valori simili si copiano negli appunti con un solo clic, senza selezionarli manualmente.

E altre piccole cose

Abbiamo aggiornato lo stile visivo — tabelle, moduli, finestre pop-up e menu sono diventati più uniformi, e il menu laterale più compatto e chiaro. Abbiamo anche rinnovato il design delle email dalla CRM — notifiche e newsletter ora sono nello stesso stile del resto dell’interfaccia. Anche gli stati degli ordini sono diventati etichette colorate invece che testo — lo stato di ciascuno si legge quasi istantaneamente, anche quando ci sono decine di ordini in elenco. Ci siamo arrivati grazie a diverse cose: abbiamo chiesto ai partner cosa trovassero scomodo, analizzato le richieste di supporto — e, a dire il vero, la prima versione dell’interfaccia non soddisfaceva nemmeno noi stessi.

A dire il vero, la prima versione dell’interfaccia non soddisfaceva nemmeno noi stessi.

Abbiamo migliorato anche le cose più semplici. La lingua dell’interfaccia e il tema grafico ora vengono memorizzati separatamente per ogni utente, e non per l’account intero — così più persone possono lavorare nella stessa CRM, ciascuna nella modalità a cui è abituata. Ora si può salvare un modulo con la combinazione Cmd+S o Ctrl+S, e trovare la sezione desiderata nel menu laterale tramite ricerca rapida, senza scorrere l’elenco con gli occhi.

Nuove integrazioni

Abbiamo aggiunto l’integrazione con il servizio di consegna Wolt — ora gli ordini possono essere inviati ai corrieri Wolt direttamente dalla CRM, senza passare a servizi esterni. Abbiamo inoltre aggiunto due nuovi metodi di pagamento, Elavon e Tpay, e un nuovo servizio SMS per il Tagikistan — OsonSMS.

Continuiamo a sviluppare FoodSoul

Non tutti gli aggiornamenti sono ugualmente visibili. Alcuni aggiungono nuove funzionalità, altri semplicemente riducono il numero di azioni o rendono i processi abituali più comodi. Continuiamo a sviluppare la CRM FoodSoul — migliorando le funzionalità esistenti e rendendo gradualmente il lavoro con il sistema più veloce e intuitivo per i nostri partner.

Cordiali saluti,

Il team FoodSoul