Von Groß zu Klein: Die wichtigsten Updates von FoodSoul

Freitag, sechs Uhr abends. Der Administrator kündigt mitten in der Schicht – und verlässt das Büro mit einem lauten Knall, bleibt aber im System eingeloggt: Die Sitzung in der CRM bleibt offen, und damit auch der Zugang zu Bestellungen, Finanzen und den Einstellungen des gesamten Netzwerks. Noch vor Kurzem blieb in so einer Situation nur, die Passwörter manuell zu ändern und zu hoffen, dass niemand schneller daran denkt als man selbst. Heute reicht ein Klick im Profil, um die Sitzung sofort zu beenden.

Dies ist nur eine Episode von dem, was sich in der CRM FoodSoul in den letzten Monaten verändert hat. Die CRM ist das System, mit dem die Mitarbeiter täglich arbeiten: Sie nehmen Bestellungen entgegen und bearbeiten sie, richten Aktionen ein, verwalten Nutzer. Die Veränderungen, um die es hier geht, haben sich nach und nach angesammelt – es ist kein großes Release, sondern Dutzende von Verbesserungen, die zusammen das Aussehen und die Funktionsweise des Systems spürbar verändern.

Im Folgenden – 11 Neuerungen, von großen Features wie dem neuen Bereich für Zugriffsrechte bis hin zu kleinen Verbesserungen: Tastenkombinationen zum Speichern von Formularen.

Bereich „Team“

Bisher basierte die Zugriffsverteilung in der CRM auf zwei oder drei Rollen – im Grunde „Administrator“ und „Mitarbeiter“. Alles andere war entweder komplett zugänglich oder gar nicht. Jetzt ist im neuen Bereich „Team“ die Anzahl der Rollen unbegrenzt.

Man kann eine vorgefertigte Rolle aus der Liste wählen oder eine eigene von Grund auf erstellen – für eine konkrete Aufgabe einer bestimmten Person. Zum Beispiel die Rolle „Liefermanager“, der Zugriff auf Bestellungen und Kuriere hat, aber keinen Zugang zu Finanzberichten und Aktions-Einstellungen. Oder umgekehrt – eine Rolle für den Buchhalter, der Zugriff auf Saldo und Zahlungen hat, aber nicht auf das Menü und die Bestellungen. Früher war eine solche Präzision schlichtweg unerreichbar: Das System zwang einen, entweder zu viele oder zu wenige Rechte zu vergeben.

Der Sinn des Bereichs geht über eine neue Einstellung hinaus. Die Verwaltung von Nutzern, Rollen und Zugriffsrechten, die früher über verschiedene Stellen im System verteilt war, ist jetzt an einem Ort gebündelt. Das ist besonders spürbar, wenn das Unternehmen wächst: Ein neuer Kurier wird eingestellt – in wenigen Minuten erhält er genau den Zugang, den er für seine Arbeit braucht, und keinen Deut mehr. Wechselt ein Mitarbeiter die Position oder verlässt das Unternehmen – der Zugang wird sofort geändert oder geschlossen, statt „für alle Fälle“ im System zu bleiben. Für ein Netzwerk mit mehreren Standorten ist das keine Kosmetik, sondern eine Frage der Kontrolle: Je mehr Menschen in der CRM arbeiten, desto wichtiger ist es, genau zu wissen, wer was darin tun kann.

Der Bereich ist so umfangreich geworden, dass wir ihm einen eigenen Artikel widmen – dort erklären wir, wie man individuelle Rollen erstellt und welche Szenarien der Zugriffsverteilung am häufigsten vorkommen.

Je mehr Menschen in der CRM arbeiten, desto wichtiger ist es, genau zu wissen, wer was darin tun kann.

Persönliches Mitarbeiterprofil

Jeder Nutzer hat jetzt ein persönliches Profil: Man kann selbst das Avatarbild, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse und das Passwort ändern, die aktiven Sitzungen einsehen und jede davon beenden – ohne für jede Kleinigkeit den Administrator zu bemühen. Früher erforderte der Wechsel der E-Mail-Adresse eine separate Anfrage und unnötige Bürokratie – jetzt geht das eigenständig im eigenen Profil mit wenigen Klicks. Die Zugriffsrechte bleiben dabei weiterhin vollständig in den Händen des Account-Inhabers: Der Mitarbeiter verwaltet nur seine persönlichen Einstellungen, nicht das, was er im System tun darf.

Aktive Geräte und Sitzungen

Im Mitarbeiterprofil ist jetzt sichtbar, von welchen Geräten und IP-Adressen aus er sich ins System einloggt und welche Sitzungen aktuell aktiv sind. Wenn ein Mitarbeiter gekündigt hat oder Sie einen verdächtigen Login bemerken – falsche IP, falsches Gerät, falsche Zeit – kann die Sitzung mit einem Klick beendet werden, ohne darauf zu warten, dass die Person sich selbst abmeldet. Das ist genau das Szenario mit dem Administrator am Freitagabend, von dem wir eingangs erzählt haben.

Servicegebühr

Jede Kartenzahlung kostet eine Acquiring-Gebühr. Jede SMS mit einem Code oder Bestellstatus kostet ebenfalls Geld. Früher verschwanden diese Kosten einfach in der Marge – leise, Bestellung für Bestellung, ohne Möglichkeit, sie zu sehen oder weiterzugeben. Jetzt gibt es in der CRM eine Servicegebühr – einen konfigurierbaren Aufschlag, mit dem solche Kosten in den Bestellpreis eingerechnet werden können, statt sie aus dem eigenen Gewinn zu decken.

Flexibilität ist hier der Schlüssel. In die Gebühr können die Acquiring-Prozente, die Kosten für SMS-Benachrichtigungen, der Prozentsatz des aktuellen Tarifs – einzeln oder alles zusammen, in beliebiger Kombination – einbezogen werden. Wie viel aufgeschlagen wird, entscheidet das Unternehmen selbst, im vernünftigen Rahmen. Es ist kein einheitlicher Aufschlag „für alle“, sondern ein Werkzeug, das jeder an seine reale Wirtschaft anpasst: seinen Tarif, sein Benachrichtigungsvolumen, seine Bank.

Formulare in Pop-up-Fenstern

Ein Teil der Bearbeitungsformulare öffnet sich jetzt über dem aktuellen Bildschirm und nicht mehr auf einer separaten Seite. Änderung vorgenommen, Fenster geschlossen – und Sie sind immer noch da, wo Sie waren, ohne Seiten-Neuladen und Kontextverlust.

Saldo-Aufladung im Pop-up-Fenster

Früher öffnete sich die Saldo-Aufladung auf einer separaten Seite. Der Kontext ging dabei zwar nicht verloren – aber es waren viele unnötige Schritte nötig, und manche Nutzer verloren den Bereich ganz aus den Augen: Bei so vielen Punkten im Seitenmenü ist es nicht immer leicht, sich sofort zu erinnern, wo die Aufladung versteckt ist.

Jetzt ist dieses Problem auf Interface-Ebene gelöst: Das „+“-Symbol ist immer in der Kopfzeile sichtbar, in jedem Bereich der CRM, und das Auflade-Menü öffnet sich direkt über dem aktuellen Bildschirm – man muss nichts mehr suchen.

Promo-Codes – direkt aus der Aktionsliste

Früher musste man, um einen Promo-Code einer Aktion zuzuordnen, einen separaten Bereich „Promo-Codes“ öffnen, ihn dort erstellen und dann zur Aktion zurückkehren, um ihn anzuhängen. Zwei Bereiche, zwei verschiedene Orte – für eine einzige logische Aufgabe.

Jetzt läuft der gesamte Prozess an einem Ort ab: Aktion geöffnet – und direkt darin den Promo-Code hinzugefügt.

Warnung bei nicht gespeicherten Änderungen

Wenn man versucht, ein Fenster mit nicht gespeicherten Änderungen zu schließen, warnt die CRM davor – und zeigt, was genau geändert wurde, statt nur auf den Umstand hinzuweisen.

Schnelleres Bearbeiten und Kopieren

Die meisten Einträge lassen sich jetzt durch einen Klick auf die Tabellenzeile bearbeiten. Tokens, Codes und ähnliche Werte werden mit einem Klick in die Zwischenablage kopiert, ohne manuelles Markieren.

Und noch Kleinigkeiten

Wir haben den visuellen Stil überarbeitet – Tabellen, Formulare, Pop-up-Fenster und Menüs sind jetzt einheitlicher, das Seitenmenü kompakter und verständlicher. Gleichzeitig wurde auch das Design der CRM-Mails aktualisiert – Benachrichtigungen und Newsletter sind jetzt im gleichen Stil wie das restliche Interface gestaltet. Auch die Bestellstatus werden jetzt als farbige Labels statt als Text angezeigt – der Status jeder Bestellung ist auf einen Blick erkennbar, selbst wenn Dutzende Bestellungen gleichzeitig in der Liste stehen. Dazu haben mehrere Dinge geführt: Wir haben gezielt Partner gefragt, was unpraktisch ist, die Support-Analytik ausgewertet – und, ehrlich gesagt, die erste Version des Interfaces hat auch uns selbst nicht überzeugt.

Um ehrlich zu sein, die erste Version des Interfaces hat auch uns selbst nicht überzeugt.

Gleichzeitig haben wir auch kleinere Dinge verbessert. Die Interface-Sprache und das Design-Thema werden jetzt für jeden Nutzer einzeln gespeichert, nicht mehr für den gesamten Account – so können mehrere Personen in einer CRM arbeiten, und jeder sieht sie in der gewohnten Ansicht. Ein Formular kann jetzt mit Cmd+S oder Ctrl+S gespeichert werden, und den gewünschten Bereich im Seitenmenü findet man über die Schnellsuche, ohne die Liste durchzublättern.

Neue Integrationen

Wir haben die Integration mit dem Kurierdienst Wolt hinzugefügt – Bestellungen können jetzt direkt aus der CRM an Wolt-Kuriere übergeben werden, ohne auf externe Dienste umzuschalten. Außerdem wurden zwei neue Zahlungsmethoden hinzugefügt, Elavon und Tpay, sowie ein neuer SMS-Dienst für Tadschikistan – OsonSMS.

Wir entwickeln FoodSoul weiter

Nicht alle Updates sind gleichermaßen sichtbar. Manche bringen neue Möglichkeiten, andere reduzieren einfach die Anzahl der Schritte oder machen gewohnte Prozesse bequemer. Wir entwickeln die CRM FoodSoul weiter – verbessern bestehende Funktionen und machen die Arbeit mit dem System für unsere Partner Schritt für Schritt schneller und verständlicher.

Mit freundlichen Grüßen,

Das FoodSoul-Team