Od velkého k malému: hlavní aktualizace FoodSoul

Pátek, šest večer. Administrátor dává výpověď přímo během směny – a odchází, práskne dveřmi, ale neodhlásí se ze systému: relace v CRM zůstává otevřená, a s ní i přístup k objednávkám, financím a nastavení celé sítě. Ještě nedávno v takové situaci nezbývalo než ručně měnit hesla a doufat, že si na to nikdo nevzpomene dřív než vy. Dnes stačí otevřít jeho profil a ukončit relaci jedním kliknutím.

To je jen jedna epizoda z toho, co se v CRM FoodSoul za posledních několik měsíců změnilo. CRM je systém, se kterým zaměstnanci pracují každý den: přijímají a zpracovávají objednávky, nastavují akce, spravují uživatele. Změny, o kterých bude řeč, se hromadily postupně – nejde o jeden velký release, ale o desítky rozhodnutí, která dohromady výrazně mění, jak systém vypadá a funguje.

Níže najdete 11 změn, od velkých funkcí, jako je nová sekce s přístupovými právy, až po drobná vylepšení: klávesové zkratky pro uložení formuláře.

Sekce „Tým“

Dříve bylo rozdělení přístupů v CRM postaveno na dvou až třech rolích – v podstatě „administrátor“ a „zaměstnanec“. Všechno ostatní bylo buď zcela dostupné, nebo vůbec ne. Nyní v nové sekci „Tým“ není počet rolí nijak omezen.

Můžete si vybrat hotovou roli ze seznamu, nebo si sestavit vlastní od nuly – přesně podle úkolu konkrétní osoby. Například roli „manažer doručení“, který má přístup k objednávkám a kurýrům, ale nemá přístup k finančním reportům a nastavení akcí. Nebo naopak – roli pro účetní, která má přístup k zůstatku a platbám, ale ne k menu a objednávkám. Taková přesnost dříve nebyla možná: systém nutil dávat buď příliš mnoho práv, nebo příliš málo.

Podstata sekce je širší než jen nové nastavení. Správa uživatelů, rolí a přístupových práv, která byla dříve roztroušena po různých částech systému, je nyní soustředěna na jednom místě. To je zvlášť znatelné, když firma roste: najali jste nového kurýra – během pár minut mu nastavíte přesně ten přístup, který potřebuje pro svou práci, a ani o gram víc. Zaměstnanec změnil pozici nebo odešel – přístup se změní nebo uzavře okamžitě, a nezůstává „pro jistotu“ viset v systému. Pro síť s více pobočkami to není kosmetika, ale otázka kontroly: čím více lidí v CRM pracuje, tím důležitější je přesně vědět, kdo a co v ní může dělat.

Sekce je natolik obsáhlá, že si zaslouží samostatný článek – tam rozebereme, jak vytvářet vlastní role a jaké scénáře rozdělení přístupů se v praxi nejčastěji vyskytují.

Čím více lidí pracuje v CRM, tím důležitější je přesně vědět, kdo a co v ní může dělat.

Osobní profil zaměstnance

Každý uživatel má nyní osobní profil: může si sám změnit avatar, telefonní číslo, e-mail a heslo, zobrazit své aktivní relace a libovolnou z nich ukončit – bez nutnosti obracet se na administrátora kvůli každé maličkosti. Změna e-mailu dříve vyžadovala samostatnou žádost a zbytečnou byrokracii – nyní to zvládnete sami, ve svém profilu, na pár kliknutí. Přístupová práva přitom zůstávají plně v rukou vlastníka účtu: zaměstnanec spravuje pouze své osobní nastavení, ne to, co smí v systému dělat.

Aktivní zařízení a relace

V profilu zaměstnance je nyní vidět, z jakých zařízení a IP adres se do systému přihlašuje a které relace jsou právě aktivní. Pokud zaměstnanec odešel nebo jste zaznamenali podezřelé přihlášení – neznámá IP, neznámé zařízení, neobvyklý čas – relaci lze ukončit jedním kliknutím, bez čekání, až se člověk odhlásí sám. To je přesně ten scénář s administrátorem v pátek večer, o kterém jsme mluvili na začátku.

Služební poplatek

Každá platba kartou s sebou nese procento za acquiring. Každá SMS s kódem nebo stavem objednávky také něco stojí. Dříve se tyto náklady prostě rozpouštěly v marži – tiše, objednávku za objednávkou, bez možnosti je vidět nebo je přenést jinam. Nyní se v CRM objevil služební poplatek – nastavitelné navýšení, které umožňuje tyto náklady zahrnout do ceny objednávky, a ne je hradit ze svého zisku.

Flexibilita je zde klíčová. Do poplatku lze zahrnout procento za acquiring, cenu SMS notifikací, procento dle aktuálního tarifu – zvlášť nebo vše najednou, v libovolné kombinaci. Kolik přidat navíc, rozhoduje také sám podnik, v rozumných mezích. Nejde o jednotnou přirážku „pro všechny“, ale o nástroj, který si každý nastaví podle své skutečné ekonomiky: svůj tarif, svůj objem notifikací, svou banku-acquirera.

Formuláře v popup oknech

Část editačních formulářů se nyní otevírá nad aktuální obrazovkou, a ne na samostatné stránce. Provedete úpravu, zavřete okno – a jste tam, kde jste byli, bez reloadu stránky a ztráty kontextu.

Dobití zůstatku v popup okně

Dříve se dobití zůstatku otevíralo na samostatné stránce. Kontext se sice neztrácel – ale přibylo zbytečných kroků a část uživatelů dokonce sekci ztrácela z dohledu: při tolika položkách v bočním menu není těžké si hned nevzpomenout, kde přesně je dobití schované.

Nyní je tento problém vyřešen na úrovni rozhraní: ikona „+“ je vždy v horní liště, v jakékoliv sekci CRM, a menu dobití se otevírá přímo nad aktuální obrazovkou – nic nemusíte hledat.

Promokódy – přímo ze seznamu akcí

Dříve, abyste přiřadili promokód k akci, bylo nutné otevřít samostatnou sekci „Promokódy“, vytvořit jej tam a vrátit se zpět k akci, abyste jej připojili. Dvě sekce, dvě různá místa – kvůli jednomu logickému úkolu.

Nyní celý proces probíhá na jednom místě: otevřete akci – a hned, aniž byste ji opustili, přidáte promokód.

Upozornění na neuložené změny

Pokud se pokusíte zavřít okno s neuloženými úpravami, CRM na to upozorní – a ukáže, co přesně bylo změněno, ne jen samotný fakt.

Editace a kopírování je rychlejší

Většina záznamů se nyní otevírá k editaci kliknutím na řádek v tabulce. Tokeny, kódy a další podobné hodnoty se kopírují do schránky jedním kliknutím, bez ručního označování.

A ještě drobnosti

Aktualizovali jsme vizuální styl – tabulky, formuláře, popup okna a menu jsou nyní jednotnější, boční menu je kompaktnější a přehlednější. Zároveň jsme aktualizovali i design e-mailů od CRM – notifikace a rozesílky jsou nyní ve stejném stylu jako zbytek rozhraní. Statusy objednávek jsou nyní barevné štítky místo textu – stav každé objednávky je tak patrný téměř okamžitě, i když je ve výpisu najednou několik desítek objednávek. K tomu vedlo několik věcí: cíleně jsme se ptali partnerů, co je nepohodlné, analyzovali jsme data z podpory – a upřímně, první verze rozhraní nevyhovovala ani nám samotným.

Upřímně, první verze rozhraní nevyhovovala ani nám samotným.

Zároveň jsme vylepšili i to, co je jednodušší. Jazyk rozhraní a téma vzhledu se nyní pamatují zvlášť pro každého uživatele, ne pro celý účet – takže několik lidí může pracovat v jedné CRM a každý ve svém oblíbeném zobrazení. Formulář lze nyní uložit kombinací Cmd+S nebo Ctrl+S a najít potřebnou sekci v bočním menu – přes rychlé vyhledávání, bez nutnosti procházet seznam očima.

Nové integrace

Přidali jsme integraci s kurýrní službou Wolt – objednávky lze nyní předávat kurýrům Wolt přímo z CRM, bez přepínání na externí služby. Také jsme přidali dva nové platební způsoby, Elavon a Tpay, a novou SMS službu pro Tádžikistán – OsonSMS.

Pokračujeme ve vývoji FoodSoul

Ne všechny aktualizace jsou stejně viditelné. Některé přidávají nové možnosti, jiné jen zkracují počet kroků nebo zpříjemňují běžné procesy. Pokračujeme ve vývoji CRM FoodSoul – vylepšujeme stávající funkce a postupně děláme práci se systémem rychlejší a srozumitelnější pro naše partnery.

S pozdravem,

Tým FoodSoul